W obecnych czasach, gdy firmy i przedsiębiorcy muszą radzić sobie z rosnącą ilością dokumentacji, kwestia przechowywania dokumentów staje się coraz bardziej kluczowa. Ustawa określa konkretne obowiązki dotyczące okresu przechowywania różnych rodzajów dokumentacji, co jest wyzwaniem dla wielu przedsiębiorstw.
Przechowywanie dokumentów – podstawowe zasady
Przechowywanie dokumentów (https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/okresy-przechowywania-dokumentow/) wymaga przestrzegania określonych zasad i regulacji prawnych. Niezależnie od branży, w której działa przedsiębiorstwo, istnieją określone minimalne okresy przechowywania dokumentów, które muszą być spełniane. Niewłaściwe zarządzanie dokumentacją może skutkować nie tylko problemami prawno-podatkowymi, ale również utratą ważnych danych i informacji.
Okres przechowywania dokumentów medycznych
Dokumentacja medyczna to szczególny rodzaj dokumentacji, który wymaga długotrwałego przechowywania (więcej informacji na ten temat – https://www.rhenus-office.pl/baza-wiedzy/archiwizacja-i-przechowywanie-dokumentacji-medycznej/). Na przykład, większość dokumentów medycznych, takich jak kartoteki czy wyniki badań, musi być przechowywana przez minimum 20 lat. To obowiązek, który ma kluczowe znaczenie zarówno dla pacjentów, jak i dla placówek medycznych. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły:
-
Lekarskie zalecenia lub skierowania na badania – 5 lat.
-
Zdjęcia rentgenowskie – 10 lat.
-
Dokumentacja związana ze zgonem na wskutek obrażeń ciała lub zatrucia – 30 lat.
-
Dokumenty medyczne dziecka poniżej 2. roku życia – 22 lata.
Przechowywanie dokumentów księgowych i bankowych
W dziedzinie księgowości i finansów, okres przechowywania dokumentów jest równie istotny. Przykładowo, dokumenty takie jak księgi podatkowe, dowody księgowe, czy dokumentacja rachunkowa powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Szczegółowa lista obejmuje:
-
Księgi podatkowe i rachunkowe.
-
Dokumentacja dotycząca środków trwałych, kredytów, pożyczek.
-
Bankowe dyspozycje i umowy.
Przechowywanie dokumentów kadrowych i płacowych
Kwestia przechowywania dokumentów kadrowych i płacowych jest równie ważna. Pracodawcy muszą przestrzegać określonych terminów przechowywania różnych rodzajów dokumentacji, takich jak:
-
Dokumenty dotyczące świadczeń emerytalnych i rentowych – 50 lat.
-
Akta osobowe, karty personalne – 50 lat.
-
Regulaminy pracy, siatki płac – 25 lat.
-
Listy i karty urlopowe – 2 lata.
Usługi przechowywania dokumentów
Biorąc pod uwagę rosnącą ilość dokumentacji i wymogi prawne dotyczące okresów przechowywania, wiele firm decyduje się na korzystanie z zewnętrznych usług przechowywania dokumentów. Profesjonalne firmy takie jak Rhenus Office oferujące takie usługi zapewniają nie tylko bezpieczeństwo i ochronę dokumentów, ale również pomagają w zachowaniu zgodności z przepisami prawnymi. Warto rozważyć taką opcję, szczególnie w przypadku dużych ilości dokumentacji lub ograniczonych możliwości przechowywania wewnętrznego.
Podsumowując, zarówno przechowywanie dokumentów, jak i przestrzeganie okresów ich przechowywania to kluczowe zadania dla każdego przedsiębiorstwa. Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami oraz efektywne zarządzanie dokumentacją to podstawy prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. Warto więc zwrócić szczególną uwagę na te aspekty, aby uniknąć problemów prawnych oraz zapewnić ciągłość i bezpieczeństwo operacji biznesowych.
